日本でもいよいよテレワークの普及により、ビデオ会議が増えていきそうですね。
私が住むアメリカの会社では、同じチームのメンバーが東海岸と西海岸に別れていることも多くビデオ会議がかなり多いです。
会議は、ほぼすべてビデオ会議か電話会議といっても過言ではないほどです。
ビデオ会議を駆使しして、アメリカの会社で生き残ってきた私が、ビデオ会議のコツについて考えてみました。
本記事で紹介していきます。
- 1. マイク付きイヤホンを使う
- 2. ビデオ会議時にはビデオをONにする
- 3. 背景にモノやヒトが映りこまない場所でビデオ会議に参加する
- 4. 参加メンバーも各自のパソコンからビデオ会議に参加してもらう
- 5. 議論で使える図やイラストを用意しておく
- さいごに
1. マイク付きイヤホンを使う
ビデオ会議に参加する場合、マイク付きイヤホンを使うことを強くオススメします。
パソコン内蔵のマイクを使ってビデオ会議に参加すると、背景の音をかなり拾ってうるさかったり、発言者の声が聞こえづらいことが多々あります。
音声が聞こえにくいって、他の参加者にとってかなりのストレスです。
アメリカでは、ビデオ会議に参加する会社員たちは、ほぼ全員がマイク付きイヤホンを使っていますね。
アメリカでは会社からの支給品として、1人にひとつずつ携帯電話と共にマイク付きイヤホンが配られるほどです。
パソコン内臓のマイクを使って話をしているのは、日本の人が多いですね…
あれは、相手側もかなり気を使うので、全員がマイク付きイヤホンを使ってほしいと、私は内心思っています…
私は会社から支給されたマイク付きイヤホンが好きではなかったので、個人的に自費で購入して使っています。
というのは、上司と話していて、音が聞こえにくいことが理由で会議の雰囲気が悪くなったりするのってもったいないじゃないですか。
数千円の投資で、快適なビデオ会議＆スムーズな会議ができるのであれば、これを機会に投資してもいいと思ったからです。
私が利用しているのは、SONYのマイク付きイヤホン「MDR-XB75AP」。
ビックカメラで3時間ほど色々なイヤホンを試しまくって購入した、満足の一品です。
つけごたえ、値段、音の良さのバランスが良い商品です。オススメですよ。
2. ビデオ会議時にはビデオをONにする
ビデオ会議のときは、状況が許す限りビデオをオンにして顔を見せてあげることをオススメします。
私は、顔が見えるメンバーのほうが、なぜか親密に感じる気がします。
美男美女である必要はありません！
顔の表情を見せてあげると、ビデオ会議の相手はあなたのことをより親密に感じ、より信頼するようになる気がするんですよね。
信頼してくれるということは、つまり、あなたの言うことを聞き入れてくれる確率が高くなると思います。
だから、私はいつもビデオ機能は基本的にオンにするようにしています。
普通は私がビデオをオンにしたら、相手もオンにしてくれます。
が、相手がビデオをオンにしていなくても、私はビデオをオンにして顔を見せてあげるようにしています。
こちらがビデオをオンにしていることによって、心をひらいている姿勢を見せたいとおもっているからです。
こういった些細なことが、人間関係を変えて、それが仕事の成果につながると私は思います。
特に英語での会議のときは、相手の顔が見えると、理由はわかりませんが、相手が言っている英語が120％増しぐらいで理解できるようになります。
口の動きやジェスチャーが見えるからでしょうか。
ただ、ビデオ会議をオンにすることによる弊害もあります。
特に女性の皆さんは、スッピンでビデオ会議に出たくないのではないでしょうか。
気落ち、わかります。私も女性ですから。
でも、あまり気にする必要はありません。
最近のビデオ会議ツールは、肌を少しきれいめに映してくれる気がします！
例えば、ビデオ会議ツールのZoomは自分の顔を見ても、肌の綺麗さが違うと感じます。（もちろん、ビデオ会議の方が肌がキレイに映っている）
それでもスッピンでの会議参加は気になるという方は、自撮り用のリングライトを利用して、シワもシミも光でカバーする手がありますよ。
お肌さえキレイに見せられたら、お化粧は最小限ですみますしね！
3. 背景にモノやヒトが映りこまない場所でビデオ会議に参加する
ビデオ会議に参加するときは、背景は真っ白な壁しか映らないところで参加するなど、背景にも気を使うとなお良いと思います。
アメリカ人の同僚の中には、ベッドの上から会議に出ていたり、後ろに色々なものが映りこんでいる少し散らかった感じの部屋からビデオ会議に参加している同僚がいます。
個人的には彼らの部屋の様子に見入ってしまい、彼らがせっかく発言していても、発言が頭の中に入ってこなかったり…
そして、何より自分があまりプロフェッショナルな場所ではないところ、例えばベッドの上からビデオ会議に出ていたりすると、意外と見ている側は気づいてしまいます…
一度、こんなことがありました。
大切なお客様とのビデオ会議に、ベッドの上からパジャマで参加していた営業がいました。
本人はビデオをオフにしていたつもりのようですが、間違ってオンになってしまい、パジャマ姿がお客さまに映し出されてしまったことがありました。
カジュアルなアメリカ西海岸といえども、あれはマズかったと思いますね。
急いで、同僚にチャットして、ビデオがオンになっているよと伝えてあげました。
そんなハプニングもありえるので、ビデオ会議に接続する際には5分前くらいに接続して、背景の様子などを確認したほうがいいと思います。
4. 参加メンバーも各自のパソコンからビデオ会議に参加してもらう
もし可能であれば、他のメンバーも各自のパソコンからビデオ会議に参加してもらえるよう促すことをオススメします。
自分だけがビデオ会議で接続し、他の人がひとつの部屋にいる1対Nの会議の場合は、ビデオ会議がかなりやりにくくなることを覚悟してください。
その理由は、会議室で起こっていることが、ビデオ会議で接続している人にはわからないから。
向こう側で絵を描きだしたり、コソコソ話をしはじめたら、会議の流れがかなり掴みづらくなってしまいます。
こうしたことが起こらないように、私は自分が主催者の会議の場合には、なるべく各個人が自席からビデオ会議に参加するよう促しています。
そして、みんなを自分と同じ土俵に持ってきて、会議室だけで何かが進まないようにしています。
運良くあなたが1対Nでビデオ会議で接続する側になってしまったときは、できれば会議室にいる誰かとテキストチャットできるようにしておき、会議室で何が起こっているのかを非公式に教えてくれる人を作っておくのがコツです。
でも、かなり難しいですね。話についていくことが…
1対Nのときは、言葉の問題ではなく半分くらいしか理解できない事が多いです。
5. 議論で使える図やイラストを用意しておく
ビデオ会議で、複雑なトピックを話すときには、パワーポイントでもいいので簡単な図やイラストを用意しておくことをオススメします。
同じ会議室の中にいれば、ホワイトボードに図を描いて、理解の共有をできるのですが、ビデオ会議だと難しい。
従って、可能であれば、予め図を描いて準備しておくと、かなり役に立ちます。
私もアメリカ人との技術的な議論をする際に、なるべく図を描いて用意しておきます。
アメリカの人たちって、こうした図を準備せずに、言葉だけで議論しようとする傾向が強いので、理解のズレが生じたり、よく考えてみたら何も決まっていなかったということが多いです。
こうした時間のムダを防ぐためにも、議論がはじまるときや迷走しはじめたら、「Let me share my screen」といって図を使って議論していくように促すと、アメリカｄめお議論がかなりスムーズに進むようになりました。
そして、何より議論の主導権をつかめます。
少し手間がかかりますが、空中戦でやりあって、話が噛み合わない＆何も決まらないことが一番困ります。
こうした準備が、アメリカでも日本でも大事なんだと思いますね。
こういったイラストの準備って、アメリカでもかなり感謝されることが多いです。
以前、技術的な議論でずっと揉めているときに、みんなの議論のポイントを図にまとめてここを議論したらいいと思うみたいな提案をすると、イギリス人のVP（アメリカではかなり偉い、部長ぐらい？）に「あの図は助かった」と感謝されたこともありましたよ。
できれば、図解術について書かれた本を一冊読んでおくといいと思います。
さいごに
ビデオ会議が日常のアメリカで学んだ、ビデオ会議術をまとめてみました。
これからテレワークが日本でも普及し、ビデオ会議を使うシーンが多くなると思いますが、ぜひビデオ会議をうまく活用して貰えればと思います。
もしみなさんが、こういった方法もいいよといったコツがあれば、ぜひコメント欄で教えていただけると助かります。
お互いにがんばっていきましょう！
テレワークの生産性を高く保つコツについてこちらの記事で紹介しています。
よかったら合わせてどうぞ。
